Varnost podatkov

Varstvo osebnih podatkov

V Smučarskem društvu Novinar spoštujemo vašo zasebnost. V tej izjavi je opisano, katere osebne podatke zbiramo, zakaj jih zbiramo, kako dolgo jih hranimo in katere pravice imate v zvezi z njimi. Podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

1. Kdo upravlja z vašimi podatki

Upravljavec osebnih podatkov je:

Smučarsko društvo Novinar
Staničeva ulica 41, 1000 Ljubljana
Telefon: 01 434 70 12, 040 775 779
E-pošta: info@novinar-drustvo.si

Za vsa vprašanja o obdelavi osebnih podatkov nam pišite na zgornji e-naslov.

2. Katere podatke zbiramo in zakaj

A) Obisk spletne strani

Kaj: Spletni strežnik ob vsakem obisku samodejno zabeleži IP-naslov, vrsto in različico brskalnika, čas obiska ter naslov obiskane strani.

Zakaj: Za delovanje in varnost spletne strani. Teh podatkov ne povezujemo z drugimi podatki in iz njih ne ugotavljamo istovetnosti obiskovalcev.

Pravna podlaga: Zakoniti interes zagotavljanja delovanja in varnosti spletne strani (člen 6(1)(f) GDPR).

Koliko časa: Dnevniške datoteke strežnika se hranijo do 12 mesecev.

Piškotki: Spletna stran uporablja piškotke za delovanje in za shranjevanje vaših nastavitev glede piškotkov. Ob prvem obisku lahko njihovo uporabo sprejmete ali zavrnete, nastavitve pa kadar koli spremenite.

B) Prijava na e-novice

Kaj: Elektronski naslov in izbira, ali želite novice za učitelje smučanja, novice o programih za otroke ali oboje.

Zakaj: Za pošiljanje informacij o delovanju društva, programih in aktivnostih.

Pravna podlaga: Vaša privolitev (člen 6(1)(a) GDPR).

Kako poteka prijava: V obrazcu označite, katere novice želite prejemati. Nato na vpisani naslov prejmete sporočilo s potrditveno povezavo. Dokler povezave ne potrdite, vam novic ne pošiljamo. S tem zagotavljamo, da vas na novice ne more prijaviti nekdo drug.

Koliko časa: Dokler se od prejemanja ne odjavite. Odjavite se lahko s povezavo na dnu vsakega sporočila ali tako, da nam pišete. Po odjavi vaš naslov izbrišemo.

C) Včlanitev v društvo

Kaj: Ime in priimek, datum rojstva, naslov, kontaktni podatki, pri otrocih pa tudi podatki staršev oziroma skrbnikov.

Zakaj: Za vodenje evidence članstva, obračun članarine in uveljavljanje pravic, ki izhajajo iz članstva.

Pravna podlaga: Izpolnjevanje pogodbe o članstvu (člen 6(1)(b) GDPR) in izpolnjevanje zakonskih obveznosti društva (člen 6(1)(c) GDPR).

Koliko časa: Za čas članstva in še dve leti po njegovem prenehanju. Računovodske listine o plačilu članarine hranimo deset let, kolikor določa davčna zakonodaja.

D) Prijava na program ali aktivnost

Kaj: Ime in priimek otroka, datum rojstva, spol, naslov, ime in priimek skrbnika, kontaktni telefon in e-naslov, ocena predznanja ter zdravstvene posebnosti, pomembne za varno udeležbo.

Zakaj: Za izvedbo programa, razvrstitev v skupine, obveščanje udeležencev in zagotavljanje varnosti otrok.

Pravna podlaga: Izpolnjevanje pogodbe o udeležbi (člen 6(1)(b) GDPR). Zdravstvene posebnosti sodijo med posebne vrste osebnih podatkov in jih obdelujemo samo na podlagi vaše izrecne privolitve (člen 9(2)(a) GDPR), v obsegu, ki je nujen za varno izvedbo programa, in dostopne so le učiteljem, ki vodijo vašega otroka.

Koliko časa: Prijavne podatke hranimo eno leto po zaključku programa. Zdravstvene posebnosti izbrišemo takoj po zaključku programa. Računovodske listine hranimo deset let.

E) Prijava na prireditev ali tekmovanje

Kaj: Ime in priimek, letnik rojstva, spol, tekmovalna koda, e-naslov in naziv matičnega kluba.

Zakaj: Za izvedbo prireditve, pripravo startnih list in rezultatov ter obveščanje udeležencev.

Pravna podlaga: Izpolnjevanje pogodbe o udeležbi (člen 6(1)(b) GDPR). Objava rezultatov temelji na zakonitem interesu obveščanja o športnih dosežkih, ki je v športu ustaljena praksa (člen 6(1)(f) GDPR).

Koliko časa: Prijavne podatke hranimo eno leto po prireditvi. Rezultati ostanejo objavljeni na spletni strani kot del športne zgodovine društva; če želite, da vaše ime ali ime vašega otroka iz objavljenih rezultatov umaknemo, nam pišite.

Pomembno: Prijava na prireditev ali program vas ne prijavi na prejemanje e-novic. Za te je potrebna ločena privolitev po postopku iz točke B.

F) Fotografije in posnetki z aktivnosti

Kaj: Fotografije in videoposnetki, nastali med programi, tabori, izleti in prireditvami.

Zakaj: Za poročanje o dejavnosti društva na spletni strani, v e-novicah in na družbenih omrežjih.

Pravna podlaga: Vaša privolitev (člen 6(1)(a) GDPR), ki jo podate ob prijavi na program in je niste dolžni dati – otrok se programa lahko udeleži tudi brez nje.

Koliko časa: Do preklica privolitve. Če želite, da posnetek odstranimo, nam pišite in to bomo storili v najkrajšem možnem času. Pri posnetkih, ki so že objavljeni na družbenih omrežjih, bomo zahtevo izpolnili v okviru možnosti, ki nam jih ta omrežja dajejo.

3. Podatki otrok

Večina naših programov je namenjena otrokom, zato obdelavi njihovih podatkov posvečamo posebno pozornost.

Podatke o otroku posreduje in za njihovo obdelavo privoli starš ali skrbnik, ki tudi odda prijavo. V skladu z ZVOP-2 lahko otrok v zvezi s storitvami informacijske družbe samostojno privoli v obdelavo svojih podatkov šele pri petnajstih letih; za mlajše privoli starš ali skrbnik.

Starš ali skrbnik lahko kadar koli zahteva vpogled, popravek ali izbris podatkov o svojem otroku in prekliče dano privolitev.

4. Komu podatke posredujemo

Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihove namene. Za svoje delovanje uporabljamo zunanje ponudnike storitev, ki podatke obdelujejo izključno po naših navodilih in so k varovanju zavezani s pogodbo o obdelavi:

ponudnik gostovanja spletne strani,
MailerLite – pošiljanje e-novic,
Google Workspace – elektronska pošta in pisarniške storitve,
računovodski servis – obdelava računovodskih listin,
Smučarska zveza Slovenije – pri urejanju članstva v SLOSKI klubu in licenc za učitelje.

Podatke posredujemo tudi, kadar to od nas zahteva zakon ali pristojni organ.

5. Prenos podatkov izven Evropske unije

Podatki se praviloma obdelujejo znotraj Evropske unije oziroma Evropskega gospodarskega prostora. Kadar posamezen ponudnik podatke obdeluje tudi izven tega območja, to poteka na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti ali standardnih pogodbenih klavzul.

6. Vaše pravice

V zvezi s svojimi osebnimi podatki imate naslednje pravice:

Dostop – izvedeti, katere podatke o vas obdelujemo, in dobiti njihovo kopijo.
Popravek – zahtevati popravek netočnih ali dopolnitev nepopolnih podatkov.
Izbris – zahtevati izbris podatkov, kadar za njihovo hrambo ni več podlage.
Omejitev obdelave – zahtevati, da obdelavo začasno omejimo.
Prenosljivost – prejeti podatke v strojno berljivi obliki ali zahtevati prenos k drugemu upravljavcu.
Ugovor – ugovarjati obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu.
Preklic privolitve – kadar koli preklicati dano privolitev, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.

Zahtevo nam pošljite na info@novinar-drustvo.si ali po pošti na naslov društva. Odgovorili vam bomo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Če bo zahteva zapletena ali jih bo več, lahko rok podaljšamo za največ dva meseca, o čemer vas obvestimo v prvem mesecu.

7. Pritožba

Če menite, da vaše podatke obdelujemo neskladno s predpisi, nam to najprej sporočite – nepravilnost bomo poskusili odpraviti. Ne glede na to imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu:

Informacijski pooblaščenec
Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana
Telefon: 01 230 97 30
E-pošta: gp.ip@ip-rs.si

8. Varnost podatkov

Podatke varujemo z organizacijskimi in tehničnimi ukrepi. Dostop do njih imajo samo tisti sodelavci, ki ga potrebujejo za svoje delo. Spletna stran in prijavni obrazci uporabljajo šifrirano povezavo.