V Smučarskem društvu Novinar spoštujemo vašo zasebnost. V tej izjavi je opisano, katere osebne podatke zbiramo, zakaj jih zbiramo, kako dolgo jih hranimo, komu jih posredujemo ter katere pravice imate v zvezi z njimi.
Osebne podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in drugimi veljavnimi predpisi s področja varstva osebnih podatkov.
1. Kdo upravlja z vašimi podatki
Upravljavec osebnih podatkov je:
Smučarsko društvo Novinar
Staničeva ulica 41
1000 Ljubljana
Telefon: 01 434 70 12, 040 775 779
E-pošta: info@novinar-drustvo.si
Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo osebnih podatkov nam lahko pišete na zgornji e-naslov.
2. Katere podatke zbiramo in zakaj
A) Obisk spletne strani
Kaj: Spletni strežnik ob obisku samodejno zabeleži IP-naslov, vrsto in različico brskalnika, čas obiska ter naslov obiskane strani.
Zakaj: Za zagotavljanje delovanja in varnosti spletne strani. Teh podatkov ne povezujemo z drugimi podatki z namenom ugotavljanja istovetnosti obiskovalcev.
Pravna podlaga: Zakoniti interes zagotavljanja delovanja in varnosti spletne strani (člen 6(1)(f) GDPR).
Koliko časa: Dnevniške datoteke strežnika se hranijo do 12 mesecev.
Piškotki: Spletna stran uporablja nujne piškotke, ki so potrebni za njeno delovanje, ter morebitne druge piškotke, za katere vas pred njihovo uporabo prosimo za privolitev. Svoje nastavitve glede nenujnih piškotkov lahko kadar koli spremenite.
Za nenujne piškotke je treba pred njihovo namestitvijo praviloma pridobiti veljavno privolitev. Izjema so nujni piškotki in piškotki, potrebni za prenos sporočila.
B) Prijava na e-novice
Kaj: Elektronski naslov in izbira, ali želite prejemati novice za učitelje smučanja, novice o programih za otroke ali oboje.
Zakaj: Za pošiljanje informacij o delovanju društva, programih in aktivnostih.
Pravna podlaga: Vaša privolitev (člen 6(1)(a) GDPR).
Kako poteka prijava: V obrazcu za e-novice označite, katere novice želite prejemati. Na e-novice se lahko prijavite tudi z ločeno izbiro na prijavnici za program ali usposabljanje. V obeh primerih na vpisani e-naslov prejmete sporočilo s potrditveno povezavo. Dokler prijave ne potrdite, vam e-novic ne pošiljamo.
Koliko časa: Vaš e-naslov za namen pošiljanja e-novic uporabljamo, dokler se od prejemanja ne odjavite oziroma prekličete privolitve. Odjavite se lahko s povezavo na dnu vsakega sporočila ali tako, da nam pišete.
Po odjavi vašega e-naslova ne uporabljamo več za pošiljanje e-novic. Podatke o dani in preklicani privolitvi lahko hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za dokazovanje skladnosti z zakonodajo.
C) Včlanitev v društvo
Kaj: Ime in priimek, datum rojstva, naslov in kontaktni podatki, pri otrocih pa tudi podatki staršev oziroma skrbnikov.
Zakaj: Za vodenje evidence članstva, obračun članarine in uveljavljanje pravic, ki izhajajo iz članstva.
Pravna podlaga: Izpolnjevanje pogodbe o članstvu (člen 6(1)(b) GDPR) in izpolnjevanje zakonskih obveznosti društva (člen 6(1)(c) GDPR).
Koliko časa: Za čas članstva in še dve leti po njegovem prenehanju. Računovodske listine o plačilu članarine hranimo deset let.
D) Prijava na program ali aktivnost
Kaj: Ime in priimek udeleženca, datum rojstva, spol, naslov, pri mladoletnih ime in priimek starša ali skrbnika, kontaktni telefon in e-naslov, ocena predznanja ter zdravstvene posebnosti, pomembne za varno udeležbo.
Zakaj: Za izvedbo programa, razvrstitev v skupine, obveščanje udeležencev in zagotavljanje njihove varnosti.
Pravna podlaga: Izpolnjevanje pogodbe o udeležbi (člen 6(1)(b) GDPR). Zdravstvene posebnosti sodijo med posebne vrste osebnih podatkov in jih obdelujemo na podlagi vaše izrecne privolitve (člen 9(2)(a) GDPR) ter samo v obsegu, ki je potreben za varno izvedbo programa. Dostop do teh podatkov imajo le osebe, ki jih potrebujejo za varno izvedbo programa.
Koliko časa: Prijavne podatke hranimo do konca sezone, ki sledi sezoni izvedbe programa. Smučarska sezona za namen določanja roka hrambe traja od 1. maja do 30. aprila. Podatke o zdravstvenih posebnostih izbrišemo ob koncu sezone, v kateri je program potekal. Računovodske listine hranimo deset let.
E) Prijava na usposabljanje za učitelje smučanja
Kaj: Ime in priimek, spol, EMŠO za državljane Republike Slovenije, datum in kraj rojstva, naslov stalnega prebivališča, telefon, e-naslov, stopnja izobrazbe, izbrani program in termini, podatki plačnika, pri mladoletnih ime in kontakt starša ali skrbnika ter kopije zahtevanih prilog, kot so osebni dokument, potrdilo o izobrazbi in potrdilo Smučarske zveze Slovenije o tekmovalnih nastopih.
Zakaj: Za izvedbo usposabljanja, pripravo predpisane dokumentacije, izdajo potrdil in računov ter obveščanje kandidatov o usposabljanju.
Pravna podlaga: Izpolnjevanje pogodbe o udeležbi na usposabljanju (člen 6(1)(b) GDPR) in izpolnjevanje zakonskih obveznosti na področju usposabljanja v športu (člen 6(1)(c) GDPR).
Komu: Podatke posredujemo nosilcu usposabljanja, Združenju učiteljev in trenerjev smučanja Slovenije (ZUTS), ter, kadar je to predpisano, Komisiji za akreditacijo programov usposabljanj na področju športa, ministrstvu, pristojnemu za šport, in inšpektoratu, pristojnemu za šport.
Koliko časa: Podatke hranimo do zaključka usposabljanja in še 36 mesecev, kolikor znaša rok za dokončanje obveznosti po programu usposabljanja. Kopije prilog izbrišemo, ko so podatki preverjeni in jih ne potrebujemo več. Računovodske listine hranimo deset let.
Zaščita EMŠO: EMŠO hranimo ločeno od drugih prijavnih podatkov. Dostop do njega imajo samo pooblaščene osebe, ki ga potrebujejo za pripravo in vodenje predpisane dokumentacije usposabljanja.
F) Prijava na prireditev ali tekmovanje
Kaj: Ime in priimek, letnik rojstva, spol, tekmovalna koda, e-naslov in naziv matičnega kluba.
Zakaj: Za izvedbo prireditve, pripravo startnih list in rezultatov ter obveščanje udeležencev.
Pravna podlaga: Izpolnjevanje pogodbe o udeležbi (člen 6(1)(b) GDPR). Objava rezultatov temelji na zakonitem interesu obveščanja o športnih dosežkih in dokumentiranja dejavnosti društva (člen 6(1)(f) GDPR).
Koliko časa: Prijavne podatke hranimo eno leto po prireditvi. Rezultati lahko ostanejo objavljeni na spletni strani kot del športne zgodovine društva. Če želite umik svojega imena ali imena svojega otroka iz objavljenih rezultatov, nam pišite in vašo zahtevo bomo obravnavali ob upoštevanju okoliščin posameznega primera in veljavnih predpisov.
Pomembno: Prijava na prireditev, program ali usposabljanje vas samodejno ne prijavi na prejemanje e-novic. Za prejemanje e-novic je potrebna ločena privolitev, kot je opisano v točki B.
G) Fotografije in videoposnetki z aktivnosti
Kaj: Fotografije in videoposnetki, nastali med programi, tabori, izleti, usposabljanji in prireditvami.
Zakaj: Za poročanje o dejavnosti društva na spletni strani, v e-novicah in na družbenih omrežjih. Fotografije s programov za otroke so lahko staršem oziroma skrbnikom udeležencev dostopne tudi prek galerije na Google Drivu, do katere prejmejo povezavo. Galerija je dostopna 30 dni.
Pravna podlaga: Vaša privolitev (člen 6(1)(a) GDPR). Privolitev ni pogoj za udeležbo v programu ali usposabljanju.
Kadar fotografije oziroma posnetke uporabljamo za različne namene, vam omogočimo ustrezno izbiro glede posameznih namenov uporabe. Privolitev mora biti prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna, Informacijski pooblaščenec pa opozarja tudi, da posamezni nameni obdelave zahtevajo ustrezno ločeno privolitev.
Koliko časa: Fotografije in videoposnetke, ki jih objavljamo na podlagi privolitve, uporabljamo do njenega preklica oziroma dokler obstaja namen, za katerega je bila privolitev dana. Privolitev lahko kadar koli prekličete. Po prejemu zahteve bomo posnetek odstranili iz kanalov, ki jih upravljamo, brez nepotrebnega odlašanja. Pri vsebinah, ki so bile objavljene na družbenih omrežjih, bomo odstranitev izvedli v okviru možnosti, ki jih omogoča posamezna platforma.
3. Podatki otrok
Večina naših programov je namenjena otrokom, zato obdelavi njihovih osebnih podatkov posvečamo posebno pozornost.
Podatke o otroku pri prijavi na naše programe praviloma posreduje starš ali skrbnik, ki tudi odda prijavo in, kadar je pravna podlaga za obdelavo privolitev, poda ustrezno privolitev.
Pri storitvah informacijske družbe veljajo posebna pravila. V skladu z ZVOP-2 je pri otroku, mlajšem od 15 let, privolitev v okviru uporabe takšne storitve veljavna le, če jo poda ali odobri eden od staršev, skrbnik oziroma oseba, ki ji je podeljena starševska skrb.
Na usposabljanje za učitelje smučanja se kandidat prijavi sam, pri mladoletnih kandidatih pa se navedejo tudi zahtevani podatki starša oziroma skrbnika.
Starš ali skrbnik lahko v skladu z veljavno zakonodajo uveljavlja pravice v zvezi z osebnimi podatki otroka ter prekliče privolitev, kadar obdelava temelji na privolitvi.
4. Komu podatke posredujemo
Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo drugim osebam za njihove lastne trženjske namene.
Za svoje delovanje uporabljamo zunanje ponudnike storitev, ki lahko osebne podatke obdelujejo v našem imenu in po naših navodilih:
- Optimus – gostovanje spletne strani in elektronske pošte,
- MailerLite – pošiljanje e-novic,
- Google Workspace – pisarniške storitve, preglednice, spletni obrazci in druge storitve,
- eKlub – program za vodenje članstva in izdajo računov,
- računovodski servis – obdelava računovodskih listin.
Kadar je to potrebno za izvedbo posamezne dejavnosti, podatke posredujemo tudi:
- Smučarski zvezi Slovenije – pri urejanju članstva v SLOSKI klubu in licenc za učitelje,
- Združenju učiteljev in trenerjev smučanja Slovenije (ZUTS) ter organom, navedenim v točki 2E – pri usposabljanjih za učitelje smučanja.
Podatke posredujemo tudi, kadar to od nas zahteva zakon ali pristojni organ.
5. Prenos osebnih podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora
Nekateri naši ponudniki storitev lahko osebne podatke obdelujejo tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora.
Kadar pride do takega prenosa, mora biti zagotovljena ustrezna pravna podlaga in zaščita osebnih podatkov v skladu z GDPR, na primer na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti ali standardnih pogodbenih klavzul.
6. Vaše pravice
V zvezi s svojimi osebnimi podatki imate v skladu z veljavno zakonodajo pravico do:
- dostopa – izvedeti, katere podatke o vas obdelujemo, in pridobiti njihovo kopijo;
- popravka – zahtevati popravek netočnih oziroma dopolnitev nepopolnih podatkov;
- izbrisa – zahtevati izbris podatkov, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji;
- omejitve obdelave – zahtevati omejitev obdelave, kadar so za to izpolnjeni pogoji;
- prenosljivosti – prejeti določene podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki oziroma zahtevati njihov prenos drugemu upravljavcu, kadar so za to izpolnjeni pogoji;
- ugovora – ugovarjati obdelavi osebnih podatkov, ki temelji na zakonitem interesu;
- preklica privolitve – kadar koli preklicati dano privolitev, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave, izvedene pred njenim preklicem.
Zahtevo nam lahko pošljete na info@novinar-drustvo.si ali po pošti na naslov društva.
Na zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in v rokih, ki jih določa veljavna zakonodaja.
7. Pritožba
Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo v nasprotju s predpisi, nam lahko to sporočite in zadevo bomo poskusili ustrezno razjasniti oziroma odpraviti morebitne nepravilnosti.
Ne glede na to imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu:
Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana
Telefon: 01 230 97 30
E-pošta: gp.ip@ip-rs.si
8. Varnost osebnih podatkov
Osebne podatke varujemo z ustreznimi organizacijskimi in tehničnimi ukrepi. Dostop do podatkov imajo samo osebe, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela.
Pri elektronskem prenosu podatkov uporabljamo ustrezne varnostne ukrepe, spletna stran in spletni prijavni obrazci pa uporabljajo šifrirano povezavo.
9. Avtomatizirano odločanje
O vaših pravicah, članstvu ali udeležbi v programih ne sprejemamo odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi osebnih podatkov in bi imele za vas pravne ali podobno pomembne učinke.
Evropski odbor za varstvo podatkov opredeljuje avtomatizirano odločanje kot odločanje računalniškega sistema brez človeškega posredovanja.
10. Spremembe te izjave
To izjavo lahko občasno posodobimo zaradi sprememb naših postopkov, storitev ali veljavnih predpisov.
Na spletni strani je vedno objavljena trenutno veljavna različica izjave.
Ljubljana, 26.10. 2026
